5S يک فلسفه ژاپني و اساس آن آميزه‌اي از پنج مفهوم است که هر مفهوم توسط يک کلمه ژاپني که ابتداي آن در زبان انگليسي با حرف S آغاز مي‌شود، نشان داده شده است.
1) Seiri: کلمه‌اي است که براي اولين مفهوم اين فلسفه در نظر گرفته شده است و معادل کلمه ساماندهي يا پاکسازي در زبان فارسي است. پاکسازي به معني جدا کردن و دور کردن اقلام غيرضروري از محيط کار مي‌باشد. پاکسازي در مرحله بهبود به معني شناسايي و حذف کامل تمام عمليات اضافي (اتلافها) که در محيط‌هاي توليد و غير توليد صورت مي‌پذيرد، مي‌باشد.
2) Seiton: اين کلمه معادل کلمه نظم و ترتيب در زبان فارسي است. نظم و ترتيب يعني قرار دادن اقلام و اشيا، در مکانهاي مناسب و به ترتيب مطلوب به نحوي که بتوان بدون اتلاف وقت ناشي از جستجوهاي بيهوده از آن استفاده کرد. هم چنين نظم و ترتيب در اختيار داشتن و دسترسي به اشياء مورد نياز در زمان و مکان و به مقدار مورد نياز براساس اصل اهميت مصرف مي‌باشد.
3) Seiso: سومين مفهوم اين فلسفه معادل کلمه نظافت يا پاکيزه سازي در زبان فارسي است. تميز کردن همه چيز و همه جا بطوري که هيچ نوع آلودگي روي ماشين‌آلات و اطراف آن،‌ ابزار و تجهيزات، قفسه‌ها، کف کارگاهها، سقف، ديواره‌ها، شيشه‌ها و ... نباشد.
4) Seiketso: چهارمين کلمه انتخاب شده، معادل کلمه استاندارد سازي در زبان فارسي است. استانداردسازي به معني مستندکردن سه اصل اول 5S در قالب دستورالعمل، استاندارد، آئين‌نامه، فرم، گردش عمليات، نقشه، چک ليست، عکس و غيره به منظور حفظ و نگهداري وضعيت ايجاد شده و بهبود دائمي سه اصل اول مي‌باشد. به عبارت ديگر اصل استاندارد‌سازي بيانگر قانونمند کردن حذف دائمي اقلام و عمليات غيرضروري، نظم و ترتيب و نظافت همه چيز و همه جا مي‌باشد.
5) Shitsuke: کلمه‌اي است که به درستي براي آخرين مفهوم فلسفه 5S برگزيده شده و به معني فرهنگ سازي مي باشد. گسترش فرهنگي که کارکنان با اعتقاد کامل، سه اصل پاکسازي، نظم و ترتيب و نظافت را به نحوي مطلوب و با رعايت استانداردها از طريق بينش (انگيزه داشتن)، دانش (آگاهي داشتن و آموزش) و کوشش (تلاش دائمي) اجرا نموده و در همه حال نگهداري کرده و بهبود ‌بخشند.

2) شرح خدمات پروژه
2-1- فاز 1) آماده سازي، ارزيابي و برگزاري سمينار توجيهي
2-1-1- مرحله آماده سازي (تعيين اهداف، برنامه ريزي و تدارک مقدمات پروژه):
يکي از اقدامات لازم و حياتي در اجراي موفقيت آميز يک پروژه، تعيين اهداف و چشم اندازهاي مورد انتظار مي باشد. توجه کافي به اين مرحله علاوه بر ايجاد تفکر همسو ميان کارفرما و مجري و برداشت يکسان از سياست هاي کلان پروژه، امکان برنامه ريزي دقيق اجرايي و زمانبندي صحيح را ميسر مي سازد. تدارک مقدمات مورد نياز و بسترسازي مناسب جهت اجراي ساختاريافته فعاليت هاي آتي از ديگر اقدامات مرحله نخست پروژه پياده سازي 5S مي باشد.
قدم هاي ذيل براي اين مرحله مد نظر قرار مي گيرد:
- تعيين اهداف و چشم اندازهاي نهايي پروژه
- برگزاري جلسات هماهنگي با کارفرما و برنامه ريزي فعاليت ها
- تدوين يک طرح جامع (Master Plan) براي 5S
- اعلام شروع پروژه 5S و بيان دلايل و اهميت اجرا و رويکرد سازمان به 5S توسط مديريت
- تشکيل تيم راهبري و تيم‌هاي اجرايي 5S و انتخاب اعضاء
- تعيين وظايف و فعاليت هاي هريک از تيم ها و نحوه ارتباط ميان آن ها
- طراحي کارت هاي عضويت براي اعضاي تيم‌ها
- طراحي گروه مجازي جهت ارتباط موثر بين تيم‌هاي پروژه و تيم مشاور
- ارزيابي اوليه بر مبناي چک ليست طراحي شده و شناسايي وضعيت جاري

2-1-2- برگزاري سمينار، دوره‌ها و کارگاه هاي آموزشي
نظام 5S فرايندي دروني است که آموزش اساس آن را مي سازد. در اين رابطه سمينارها، دوره ها و کارگاه هاي آموزشي متعددي در طول اجراي پروژه پيش بيني مي گردد که توسط اساتيد مجرب و در زمان هاي مقتضي برگزار مي شود. به منظور آشنايي کارکنان هر يک از امور اجرايي و ستاد با چگونگي استقرار و نگهداري سيستم 5S و همچنين نحوه مستندسازي‌هاي مربوطه دوره‌هاي آموزشي به دو صورت سمينارهاي آشنايي با 5S و دوره‌هاي آموزشي پياده سازي، مستندسازي و ارزيابي 5S به وسيله مشاور ارائه مي‌گردد. اين دوره هاي آموزشي در سطوح مختلف و براي آشناسازي کارکنان با سيستم 5S برگزار شده و به کليه شرکت کنندگان گواهي گذراندن دوره ارائه مي گردد.
سمينار توجيهي براي مديران و سمينار يک روزه آشنايي با مفاهيم 5S براي عموم پرسنل در فاز اول پروژه برگزار شده و ساير دوره هاي آموزشي به تناسب پيشرفت پروژه، در زمان هاي مقتضي برگزار مي گردد.
2-1-2-1- برگزاري سمينار توجيهي براي مديران ارشد
به منظور آشنا شدن مديران ارشد سازمان با برنامه مورد نظر، جلب همکاري و التزام مديران ارشد، سمينار يک روزه‌اي با حضور آنان توسط مشاور برگزار و موارد ذيل مطرح مي‌گردد.
در ابتداي اين جلسه حاضرين با مباحث ذيل آشنا مي‌گردند:
- انواع رويکردهاي بهبود، شامل:
• بهبود تدريجي Incremental Improvement
• بهبود جهشي Breakthrough Improvement
• بهبود بسيار عمده Dramatic Improvement
- نقش موثر مديران در فرايند تغيير سازماني و موانع تحقق آن
- آشنايي کلي با نظام آراستگي سازمان (5S) و دستاوردهاي حاصل از آن
ادامه جلسه آشنايي حاضرين با روند اجرايي پروژه مي‌باشد که شامل مفاهيم ذيل است:
- مسير اجرايي پروژه
- ضرورت اجراي آن
- ساختار اجرايي پروژه
- نحوه سازماندهي و معرفي تيم مشاور

2-1-2-2- برگزاري سمينار يک روزه آشنايي با مفاهيم 5S براي عموم پرسنل
با توجه به مفهوم فراگير و جامع بودن نظام 5S، بايد تمامي پرسنل سازمان در آن مشارکت داشته و با وظايف و مسئوليت هاي خود در راستاي استقرار اين سيستم آشنا شوند. در اين راستا سمينار يک روزه آشنايي با مفاهيم 5S براي عموم پرسنل سازمان با سرفصل هاي زير برگزار مي گردد:
- آشنايي با مباحث کيفيت و بهره وري
- اصول مديريت کيفيت جامع (TQM) و جايگاه آراستگي و نظم در آن
- آشنايي کلي با نظام آراستگي سازمان (5S) و دستاوردهاي حاصل از آن
- نمايش تصاوير مربوط به قبل و بعد از پياده سازي 5S در محيط هاي مختلف
- نمايش فيلم آموزشي 5S

2-2- فاز 2) استقرار مرحله اول از نظام آراستگي سازمان
با توجه به مطالعات انجام گرفته قبلي و شناخت حاصل شده، فعاليت‌هاي لازم براي استقرار سيستم مديريتي 5S استخراج مي‌گردد و برنامه زماني براي استقرار آنها ارائه مي‌شود. نمونه اي از فعاليت هاي قابل اجرا در هريک از مراحل پياده سازي 5S در ذيل آورده شده است. لازم به ذکر است، با وجود اينکه وظيفه اصلي بر دوش مشاور و اعضاء تيم هاي اجرايي مي باشد ولي براي اجراي موفق اين مراحل مشارکت مديريت و تمامي پرسنل الزامي است.
2-2-1- آموزش مرحله اول از نظام آراستگي
2-2-1-1- آموزش S1 (پاکسازي، تفکيک، تعمير) و S2 (نظام و ترتيب) و انواع اتلاف براي کارشناسان براساس گروه‌بندي صورت گرفته
2-2-1-2- انواع رويکردهاي بهبود، مزايا و معايب هر کدام
2-2-1-3- تاريخچه‌اي از نظام آراستگي سازمان
2-2-1-4- اهداف اجراي نظام آراستگي سازماني
2-2-1-5- آشنايي با تکنيک (Red Tag)
2-2-1-6- آشنايي با اصل فقط يکي
2-2-1-7- اقدامات لازم براي پياده‌سازي S1
2-2-1-8- آشنايي با تکنيک 1H و 5W
2-2-1-9- آشنايي با قانون 30 ثانيه
2-2-1-10- آشنايي با اصل FIFO
2-2-1-11- آموزش گام هاي پياده‌سازي S2
2-2-1-12- چرخه دمينگ
2-2-1-13- بهبود مستمر (Kaizen)
2-2-1-14-آشنايي با فعاليت‌هاي داراي ارزش افزوده و بدون ارزش افزوده
2-2-1-15- پيدا کردن فعاليت‌هاي بدون ارزش بر حسب سازمان مربوطه
2-2-1-16-آشنايي با تکنيک Value Stream Mapping
2-2-1-17- آموزش نحوه ترسيم Value Stream Mapping براي فرآيندهاي سازمان

2-2-2- اجراي مرحله اول از نظام آراستگي
در اين مرحله از اجرا طرحريزي، استقرار و تثبيت مراحل اول و دوم از نظام 5S شامل پاکسازي يا ساماندهي (S1) و نظم و ترتيب (S2) مورد توجه قرار مي گيرد.
 پاکسازي يا ساماندهي (S1)
در اين مرحله از سوي مشاور وضعيت ساماندهي نقاط کاري جهت استقرار سيستم مديريتي 5S از قبيل اقلام ضروري و غيرضروري، نحوه ساماندهي اقلام مورد بررسي قرار مي‌گيرد. خروجي اين مرحله گزارشي با تحليل وضعيت ساماندهي خواهد بود. در اين گزارش واقعياتي مانند وضعيت نقاط کاري از نقطه نظر اقلام ضروري، نيمه ضروري و غير ضروري براي هر ايستگاه و نيز واحد سازماني مشخص شده و بر اساس روش هاي مرسوم ساماندهي نقاط فوق انجام مي گيرد. نمونه هايي از اين روش ها عبارتند از:
• در ارتباط با شرح وظايف
- بررسي شرح شغل ها و دسته بندي وظايف مفيد و غير مفيد
- حذف وظايف غير ضروري و بي فايده
- ساده کردن وظايف
• در مورد اطلاعات
- دسته بندي اطلاعات
- جدا کردن اطلاعاتي که مدت زيادي است استفاده نشده و حذف آنها
- به روز در آوردن اطلاعات ضروري
• در مورد فضاي در دسترس
- بررسي تمامي اقلامي که در فضاي مورد نظر قرار گرفته اند
- تعيين اقلام مورد نياز تعميري و ارسال براي رفع مشکلات
- جدا کردن اقلام غير ضروري و دور ريختن آنها
• در مورد مواد و اقلام مصرفي
- بررسي اقلام موجود و جدا کردن اقلام مورد نياز از اقلام غير ضروري
- برچسب زدن اقلام بلاتکليف

 نظم و ترتيب (S2)
بعد از تهيه و تصويب گزارش سامان‌دهي نسبت به تحليل درجهت ايجاد ساختار سازماني و استقرار نظم و ترتيب بر اساس مفاد گزارش فوق اقدام شده و کليه اقلام و اشياء (بنا بر ماهيت نقطه کاري) بطور مرتب و بر اساس نياز سازمان در سطوح مختلف نظم داده مي‌شود. روش هايي براي نظم وترتيب ابزار، مدارک، فايل هاي کامپيوتري، وسايل اداري و ساير ملزومات و اشياء مورد استفاده ارائه شده و بر اجراي آنها نظارت مي گردد.
قدمهاي مختلفي که در اين مرحله بايد برداشته شود عبارتند از:
- براي هر چيزي جاي معيني در نظر گرفته شود.
- هر چيزي در همان جايي که برايش معين شده قرار گيرد.
- اقلام با اولويت و پرمصرف نزديکتر به محل کار قرار گيرند.
- محلي که اقلام در آنجا قرار مي گيرند به نام همان شيئي نام گذاري و برچسب زده شود.

قدم هاي برنامه ريزي شده در جهت اجراي مرحله اول از نظام آراستگي در زير آمده است:
2-2-2-1- اجراي S1 و S2 و شناسايي اتلاف ها
2-2-2-2- گرفتن عکس از نقاطي که با اصول 5S همخواني ندارد
2-2-2-3- تشکيل جلسه و تحليل و ارزيابي عکس‌هاي گرفته شده
2-2-2-4- تهيه برگ‌هاي ويژه تعيين وضعيت اشياء و اسناد (با استفاده از تکنيک (red Tag))
2-2-2-5- شناسايي اقلام مورد نياز، زايد و تعميري
2-2-2-6- اقدام جهت رفع موارد عدم انطباق
2-2-2-7- تعيين محل صحيح استقرار اشياء
2-2-2-8- مشخص نمودن نحوه قرارگيري اشياء در محل تعيين شده آنها
2-2-2-9- ترغيب کارکنان به رعايت مقررات قرارگيري اشياء
2-2-2-10- تدوين دستورالعمل نحوه پياده‌سازي S1
2-2-2-11- تدوين دستورالعمل نحوه پياده‌سازي S2
2-2-2-12- تدوين دستورالعمل تهيه برچسب قرمز (Red Tag)
2-2-2-13- طراحي کارت هاي شناسايي اتلاف
2-2-2-14- شناسايي اتلاف بر حسب سازمان مورد نظر
2-2-2-15- برگزاري جلسات براي انتخاب راه‌حل جهت رفع اتلاف ها
2-2-2-16- اجراي راه‌حل‌هاي بهبود کايزني

2-3- فاز 3) استقرار مرحله دوم از نظام آراستگي سازماني
2-3-1- آموزش مرحله دوم از نظام آراستگي
2-3-1-1- آموزش S3 (پاکيزه‌سازي)، S4 (استانداردسازي)، S5 (فرهنگ‌سازي و حفظ وضعيت)
2-3-1-2- تشريح فعاليت‌ها و اقدامات لازم براي هر يک از S3، S4، S5
2-3-1-3- روش پياده‌سازي S3، S4، S5
2-3-1-4-آشنايي با دستورالعمل ها و استانداردهاي مرتبط با سيستم 5S
2-3-1-5- آشنايي با 5S پنج دقيقه‌اي
2-3-1-6- آشنايي با اصول مديريت ديداري (Visual Management)


2-3-2- اجراي مرحله دوم از نظام آراستگي
در اين مرحله از اجرا طرحريزي، استقرار و تثبيت مراحل سوم، چهارم و پنجم از نظام 5S شامل پاکيزه سازي يا نظافت (S3)، استاندارد سازي (S4) و فرهنگ سازي (S5) مورد توجه قرار مي گيرد.
 پاکيزه سازي يا نظافت (S3)
در اين مرحله فعاليت‌هاي مرتبط با پاکيزه کردن محيط کار، سياست‌هاي پيشگيري از آلوده‌ شدن محيط کار جهت تأمين اهداف 5S به ازاي هر نقطه‌ کاري تبيين و مدون مي‌شود. اين سياست‌ها براي هر نقطه کاري تهيه شده و پس از تصويب کميته راهبري در نقطه کاري مربوطه با راهنمايي کارشناسان مشاور و توسط شرکت اجرا خواهد شد. شناسايي و اولويت بندي انواع آلاينده ها، و نيز راههاي مقابله و پيش گيري، در اين مرحله مورد توجه قرار مي گيرد.
در ارتباط با اين مرحله موارد زير را بايد دائماً انجام داد :
- بازرسي ابزار و تجهيزات به طور مداوم
- بازرسي محيط کار و تميز کردن آن
- فکر کردن درمورد ساير چيزهايي که در محل کار وجود دارد و يا از آنجا مي گذرد.
- تأکيد بر روي اين نکته که تميز کردن فقط شامل ظاهر اشياء نيست، بلکه بايد داخل آن را نيز تا آنجائيکه امکان دارد تميز کرد.

 استاندارد سازي (S4)
به منظور ايجاد مداومت در سه مرحله اول سيستم 5S، استانداردسازي و مستندسازي در اين مرحله توسط شرکت و با راهنمائي کارشناسان مشاور صورت مي‌گيرد. در اين مرحله نگهداري شرايط محيط و نيروها در حالتي که از قدم هاي قبلي حاصل شده است، مورد توجه مي باشد. تعيين انواع مستندات شامل فرم ها، رويه ها، روش ها، دستورالعمل ها در سيستم 5S و همچنين روش هاي نگهداري و بروز آوري آنها در اين مرحله مورد بحث قرار گرفته و همچنين استاندارد سازي علائم مختلف در شرکت نيز در اين مرحله انجام مي گيرد. يکي از مهمترين اقداماتي که در اين مرحله انجام مي شود تهيه چک ليست هايي است که مسئوليت هر فرد در ارتباط با نظافت و ايمني همراه با کاري که بايد انجام شود، در آن ثبت و به صورت هفتگي يا روزانه مورد بررسي قرار مي گيرد. ساير اقداماتي که در اين مرحله به صورت استاندارد درآمده و مستند مي گردد، به شرح ذيل است:
- قطعات و موادي که استفاده شده، خراب و يا اضافي است، به طور مرتب از محل کار دور شود.
- براي حفظ ايمني به عنوان اصلي ترين نيازها مواردي از قبيل صدا، دود، نور، سيم برق، مسير حمل و نقل و ... دائماً توسط تمامي افراد بررسي شود تا هر چيزي به صورت عادي و در جاي خود قرار گرفته باشد و در مسيرها مانعي نباشد.
- بايد افراد مطمئن باشند که هر چيزي در سر جاي خود قرار گرفته و اين موضوع دائماً بررسي شود.
- به حداقل رساندن ضايعات اقلام مصرفي، سوخت، آب، برق و ... جزو وظايف باشد.
- استفاده از ابزار و وسايل ايمني به طور منظم و پيوسته مورد تأکيد قرار گيرد.

 فرهنگ سازي
در اين مرحله سياست‌هايي که عمدتاً جنبه انگيزشي دارند از سوي کارشناسان مشاور پيشنهاد مي‌گردد. اين سياست‌ها بعنوان ابزار مکمل در جهت ايجاد مداومت در فعاليت‌هاي 5S مورد استفاده قرار مي‌گيرند. آنچه در اين مرحله مد نظر است، تغيير فرهنگ کاري به نحوي است که پاکسازي، نظم و ترتيب، نظافت، ايمني و... جزو عادات کاري قرار گيرد. اين مرحله در حقيقت پويايي نظام 5S را تضمين مي کند، چرا که فرهنگ جديد را ترويج و کارکنان را نسبت به وظايفشان آگاه مي سازد، به طور کلي در اين مرحله به طور مرتب به کارکنان آموزش هاي ذيل داده مي شود:
- آموزش کليه پرسنل و آشنايي با استانداردهاي کليدي ايمني
- آموزش پرسنل در زمينه چهار مرحله قبلي
- آموزش پرسنل با کار گروهي و ابزار آن
- آموزش پرسنل با اصول و راهکارهاي بهبود مستمر (کايزن)



قدم هاي برنامه ريزي شده در جهت اجراي مرحله دوم از نظام آراستگي در زير آمده است:
2-3-2-1- اجراي S3، S4 و S5
2-3-2-2- فعاليت‌هاي با مقياس بزرگ (شامل پاکيزه‌سازي عمومي، شناسايي علل عمده بروز آلودگي‌ها و يافتن راه‌هايي براي رفع آنها)
2-3-2-3- فعاليت‌هاي سراسري: (بازبيني و بررسي همه مکان ها و تجهيزات موجود به طور مستقل و با هدف ايجاد پاکيزگي )
2-3-2-4- فعاليت‌هايي با مقياس کوچک: (شامل کليه قطعات و ابزارآلات و هر چيزي که در آن امکان آلودگي وجود داشته باشد.)
2-3-2-5- انجام مميزي جهت اطمينان از صحت اجراي S ها
2-3-2-6- اجراي Visual Management براي آشکار شدن ناهمگوني‌ها و موارد غير عادي
2-3-2-7- اجراي Visual Management براي آگاهي در خصوص موارد ايمني
2-3-2-8- تدوين دستوالعمل‌هاي لازم جهت استاندارد نمودن فعاليت‌هاي 5S
2-3-2-9- تدين دستوالعمل جهت مميزي‌هاي دوره‌اي
2-3-2-10- تدوين استاندارد دستورالعمل اجراي S3، S2 و S1
2-3-2-11- تدوين استاندارد بازبيني تجهيزات و ماشين آلات
2-3-2-12- تدوين استاندارد مناسب براي لباس کار کارکنان
2-3-2-13- تدوين استاندارد رنگ آميزي محيط کار
2-3-2-14- تدوين استاندارد فضاي سبز
2-3-2-15- مشخص کردن مسئوليت‌هاي فردي در ارتباط با اصول 5S
2-3-2-16- انجام آموزش‌هاي لازم جهت توسعه فرهنگ مشارکت در بين کارکنان

2-4- فاز 4) مرحله نهايي
 مستندسازي اقدامات انجام شده و استقرار روند بهبود مستمر
تهيه و ارائه گزارش نهائي سيستم در اين مرحله انجام شده و بصورت مجموعه کامل فعاليت ها و مستندات و نتايج از سوي مشاور به شرکت ارائه مي گردد. در ذيل مجموعه اي از اين اقدامات بيان شده است:
- مستندسازي روند انجام و ثبت نتايج بدست آمده به صورت فايل هاي تصويري قبل و بعد از اجرا
- ارزيابي و تجزيه و تحليل فعاليت هاي صورت گرفته
- بررسي استقرار متناسب پنج بند 5S با استفاده از منطق رادار (RADAR)
- بازنگري در اقدامات و دستورالعمل ها و سعي در بهبود مستمر
قدم هاي برنامه ريزي شده در جهت اجراي مرحله نهايي از نظام آراستگي در زير آمده است:
2-4-1- تهيه گزارشات نهايي انجام پروژه
2-4-2- ارائه گزارش از طرف تمامي تيم‌هاي فعال در پروژه
2-4-3- معرفي گروه‌هاي برتر و ارائه دستاوردهاي پروژه و تقدير از گروه‌هاي برتر (اهداء جوايز)